Trust Center

Wo Ihre Daten liegen

Board-Daten

Datenbank, hochgeladene Dokumente und Anmeldedaten liegen in Zürich, Schweiz.

Anwendung

Die Webanwendung läuft auf Servern in Deutschland.

Backups

Die Datenbank wird täglich gesichert, die Datenbank-Backups werden 7 Tage aufbewahrt. Eine tägliche Sicherungskopie der hochgeladenen Dateien liegt auf den Applikationsservern in Deutschland.

E-Mail und SMS

System-E-Mails versenden wir über einen Anbieter mit Sitz in den USA, aus Irland. SMS-Anmeldecodes werden aus den USA versendet. Die Anbieter erhalten Namen, E-Mail-Adressen, Telefonnummern und Nachrichteninhalte, einschliesslich Sitzungs- und Traktandentitel, aber keine Dokumente oder Anhänge.

KI

Was sie tut

Texte umformulieren und übersetzen, Dokumente für Teilnehmende übersetzen und Aufgaben vorschlagen. Das Board Office prüft jedes Ergebnis, bevor es geteilt wird.

Wo die KI läuft

KI-Anfragen werden ausschliesslich in der EU verarbeitet, mit Zero Data Retention. Nach der Antwort wird nichts gespeichert.

Kein Training

Ihre Board-Unterlagen werden nie zum Training von KI-Modellen verwendet.

Ihre Wahl

Die KI-Funktionen sind standardmässig eingeschaltet. Administratoren können uns jederzeit beauftragen, sie für die ganze Organisation abzuschalten. Solange sie ausgeschaltet sind, werden keine Inhalte zur KI-Verarbeitung übermittelt.

Anmeldung und Zugriff

Firmen-Anmeldung

Anmeldung mit dem Microsoft-Konto Ihrer Organisation (Microsoft Entra ID).

Zwei-Faktor-Authentisierung

Mit Authenticator-App oder SMS-Code, von den Nutzenden selbst eingerichtet. Administratoren können für die Anmeldung per E-Mail-Link einen zweiten Faktor verlangen.

Sitzungen

Administratoren können inaktive Sitzungen automatisch beenden lassen, zum Beispiel nach 30 Minuten. Wiederholte Fehlversuche bei der Anmeldung werden begrenzt.

Rollen und Zugriffslisten

Rollenbasierte Rechte, in der Datenbank durchgesetzt, dazu Zugriffslisten auf einzelnen Dokumenten und Traktanden.

Schutz der Dokumente

Sicherheitsstufen

Pro Dokument wählen Raum-Administratoren: voller Zugriff, persönliches Wasserzeichen mit dem Namen der lesenden Person, kein Drucken oder nur ansehen.

Kurzlebige Links

Download-Links laufen nach einer Stunde ab.

Aktivitätsprotokoll

Anmeldungen, Abstimmungen, Entscheide, Downloads, Exporte und das erste Öffnen jeder Unterlage werden in einem Protokoll erfasst, das sich nicht ändern oder löschen lässt.

Ihre Daten und das Vertragsende

Eigentum

Ihre Board-Daten gehören Ihnen. Wir verarbeiten sie nur, um Konsaro bereitzustellen, und nur auf Ihre Weisung.

Export und Löschung

Nach Vertragsende können Sie Ihre Daten 14 Tage lang exportieren. Danach löschen wir sie; Backups werden innerhalb weiterer 14 Tage gelöscht.

Wie wir arbeiten

Vorfälle

Betrifft Sie eine Verletzung der Datensicherheit, informieren wir Sie unverzüglich und innert 48 Stunden und liefern, was Sie für Ihre eigenen Meldepflichten brauchen.

Zertifizierung

Konsaro hat noch keine Sicherheitszertifizierung. Wir bereiten uns auf ISO 27001 vor.

Verfügbarkeit

Unsere öffentliche Systemstatus-Seite zeigt, ob Konsaro gerade erreichbar ist.

Dokumente

• UnterauftragsbearbeiterWelche Arten von Dienstleistern beim Betrieb von Konsaro helfen, mit welchen Daten und wo.
• AuftragsbearbeitungsvertragDer verbindliche ABV nach revDSG und DSGVO. Gegengezeichnetes Exemplar auf Anfrage.
• DatenschutzerklärungWie wir Personendaten auf dieser Website bearbeiten.
• SystemstatusOb die Dienste von Konsaro gerade erreichbar sind.