Vorlage für Sitzungsunterlagen: Index, Deckblatt, Antrag

Brauchbare Sitzungsunterlagen für den Verwaltungsrat bestehen aus drei Teilen: einem Index auf der ersten Seite mit allen Traktanden, Unterlagen, Kennzeichnung und Seitenzahl; einem einseitigen Deckblatt vor jedem Dokument, das sagt, was der Verwaltungsrat tun soll; und Anträgen mit einheitlichem Aufbau und einer Beschlussformulierung am Schluss.

Was gehört in die Sitzungsunterlagen?

Alles, was der Verwaltungsrat für die Traktanden braucht, und nichts darüber hinaus. Für eine ordentliche Sitzung sind das typischerweise die Traktandenliste, das Protokoll der letzten Sitzung, die Pendenzenliste, eine Unterlage pro Beschluss- oder Diskussionsgeschäft, die Berichte von CEO und Finanzen sowie die Berichte der Ausschüsse. Das Gesetz legt die Pflicht beim Verwaltungsrat selbst fest: Weist er die Vorbereitung seiner Beschlüsse Ausschüssen oder einzelnen Mitgliedern zu, sorgt er für eine angemessene Berichterstattung an seine Mitglieder (Art. 716a Abs. 2 OR), und jedes Mitglied kann Auskunft über alle Angelegenheiten der Gesellschaft verlangen (Art. 715a OR). Die Unterlagen sind der Weg dazu.

Wie funktioniert der Index der Unterlagen?

Der Index ist die erste Seite. Vorsitz und Mitglieder sehen damit, ob die Unterlagen vollständig sind und wie viel zu lesen ist.

Die Zahlen sind ein Beispiel. Entscheidend ist die letzte Zeile: Ist das Total mehr, als der Verwaltungsrat in der verfügbaren Zeit lesen kann, entscheidet der Vorsitz vor dem Versand, was in einen Anhang oder an die nächste Sitzung geht.

Was steht auf dem Deckblatt?

Das Deckblatt liegt vor jedem Dokument und passt auf eine Seite. Wer nur die Deckblätter liest, weiss, worum es bei jedem Traktandum geht und was der Verwaltungsrat tun soll.

1. Was wir vom Verwaltungsrat wollen, in einem Satz mit Verb: genehmigen, wählen, zur Kenntnis nehmen.
2. Beschlussformulierung im Wortlaut, wie sie ins Protokoll kommt.
3. Kennzeichnung: Beschluss, Diskussion oder Information.
4. Ausgangslage: warum jetzt.
5. Geprüfte Optionen mit dem wichtigsten Argument dafür und dagegen.
6. Empfehlung und Begründung.
7. Wichtigste Risiken und wie sie behandelt werden.
8. Finanzielle Auswirkungen: einmalig, wiederkehrend, im Budget oder nicht.
9. Konsultiert: CFO, Rechtsdienst, Ausschuss.
10. Bei Zustimmung: nächste Schritte, verantwortlich, Termin.

Wie ist der Antrag selbst aufgebaut?

Der Antrag hinter dem Deckblatt folgt derselben Reihenfolge und liefert die Details. Drei Regeln halten ihn lesbar:

• Eine Seitenbegrenzung pro Unterlage, mit dem Vorsitz vereinbart. Details, die nur einzelne Mitglieder brauchen, gehören in einen nummerierten Anhang.
• Nur finale Fassungen: Datum und Version auf Seite 1, keine Änderungsverfolgung, keine Kommentare, keine ausgeblendeten Tabellenblätter.
• Zahlen mit Quelle, und dieselben Zahlen wie im Finanzbericht derselben Sitzung.

Verspätete oder ersetzte Unterlagen sind die häufigste Fehlerquelle. Unsere Beiträge über die eine aktuelle Fassung und über Arbeitsversionen, die zu früh geteilt werden behandeln beide Fälle.

Wie sieht ein ausgefülltes Deckblatt aus?

Unterlage 7.1 der fiktiven Muster AG auf einer Seite. Alle Namen und Beträge sind erfunden.

Wer nur diese Seite liest, weiss, was verlangt wird, kann der Empfehlung widersprechen und findet die Details. Der Beitrag zum Deckblatt für VR-Unterlagen geht auf jedes Feld ein.

Wie ist die Unterlage hinter dem Deckblatt gegliedert?

Informationsunterlagen sind kürzer: Zweck, die Fakten und was sich seit dem letzten Bericht geändert hat. Eine Diskussionsunterlage ersetzt die Beschlussformulierung durch die Fragen, die der Verwaltungsrat beantworten soll, damit die Diskussion ein Ziel hat.

Wie sieht ein brauchbarer Zeitplan bis zum Versand aus?

Der Zeitplan ist ein Beispiel. Setzt Ihr Organisationsreglement Fristen für den Versand, gelten diese zuerst; der Rest wird darauf abgestimmt.

Verspätete Unterlagen sind eine Regelfrage, kein Einzelfall. Unser Beitrag zu verspäteten VR-Unterlagen liefert Formulierungen, die der Verwaltungsrat übernehmen kann, und wie Sie Sitzungsunterlagen lesen zeigt die Sicht der Mitglieder.

Wie benennen und nummerieren Sie die Dateien?

Benennen Sie jede Datei so, dass sie in der Reihenfolge der Traktanden sortiert und die Version erkennen lässt. Ein bewährtes Muster: Traktandennummer, Kurztitel, Version, Datum, zum Beispiel 07-1_Budget-2027_v2_2026-11-03.pdf. Dieselbe Nummer steht auf dem Deckblatt, im Index und im Protokoll. Anhänge behalten die Nummer ihrer Unterlage mit einem Buchstaben: 07-1_A_Stellenplan.pdf.

Vertrauliches Material braucht eine eigene Regel. Betrifft eine Unterlage den Interessenkonflikt eines Mitglieds, kann der Verwaltungsrat als Massnahme nach Art. 717a OR beschliessen, sie nur den Mitgliedern ohne Konflikt freizugeben; vermerken Sie im Index, dass es eine eingeschränkte Unterlage ist.

Welche Fehler schwächen die Unterlagen?

• Eine Sammlung, die mit der Traktandenliste beginnt, aber keinen Index mit Seitenzahlen hat. Die Lesemenge lässt sich nicht beurteilen.
• Ein Antrag, dessen letzte Seite ein langer Anhang ist und keine Beschlussformulierung.
• Eine Unterlage wird ersetzt, ohne dass jemand es erfährt. Die alte Datei lebt in den Postfächern weiter.
• Nummerierung, die zwischen Traktandenliste, Unterlagen und Protokoll wechselt.
• Unterlagen, die die ganze Vorgeschichte eines Themas wiederholen. Verweisen Sie mit Datum auf frühere Unterlagen und schreiben Sie, was neu ist.
• Unterlagen in mehreren Teilen. Kommt ein Teil später, kennzeichnen Sie ihn als Nachtrag und führen den Index nach.

Wie prüfen Sie die Unterlagen vor dem Versand?

Zwischen Eingabefrist und Versand prüft das VR-Sekretariat dreimal: jedes Dokument (Deckblatt vollständig, Kennzeichnung gesetzt, Beschlussformulierung vorhanden), die Unterlagen als Ganzes (jedes Traktandum hat seine Unterlage oder ist als mündlich markiert, Nummerierung wie Traktandenliste, Index vollständig) und den Versand (eine Fassung für alle, über den vereinbarten Kanal, Zugriff beschränkt, wo ein Mitglied im Interessenkonflikt steht). Nach dem Versand gehen Änderungen als nummerierter Nachtrag an alle, nie als stiller Ersatz.

Wo übernimmt ein Board-Portal?

In Konsaro hängen die Unterlagen als PDF am jeweiligen Traktandum, veröffentlichte Sitzungsunterlagen behalten Versionsstände, ein Dokument lässt sich durch eine neue Version ersetzen, und der Zugriff lässt sich pro Dokument oder Traktandum beschränken. Mehr unter Sitzungsunterlagen und auf der Seite für das VR-Sekretariat.