Gedruckte VR-Unterlagen: Version regeln statt verbieten

Der Verwaltungsrat sollte gedruckte Sitzungsunterlagen nicht verbieten, sondern regeln, welche Version gedruckt wird und was mit den Kopien geschieht. Wer auf Papier arbeitet, ist meist besser vorbereitet, und ein Verbot führt vor allem dazu, dass aus einem E-Mail-Anhang gedruckt wird, in einer älteren Version. Die echten Risiken sind veraltete Versionen, Kopien ohne Überblick und Notizen, die das VR-Sekretariat nie erreichen. Alle drei lassen sich mit einer einseitigen Regel beherrschen.

Warum drucken VR-Mitglieder die Sitzungsmappe?

Weil vierzig Seiten am Bildschirm ermüden und viele auf Papier den besseren Überblick behalten. Papier erlaubt, zwei Unterlagen nebeneinander zu legen, am Rand zu notieren und im Zug ohne Laptop zu lesen. Das ist keine Nostalgie. So bereiten sich viele erfahrene Mitglieder gut vor, und gute Vorbereitung braucht der VR von ihnen.

Hinzu kommt: Wer eine Unterlage markiert hat, hat sich meist damit auseinandergesetzt. Wenn das grösste Problem Ihres VR ist, dass Unterlagen nicht gelesen werden (siehe Sitzungsunterlagen richtig lesen), ist das Lesemedium, das einem Mitglied funktioniert, ein seltsamer Ort, um anzusetzen.

Was geht schief, wenn der VR das Drucken verbietet?

Das Mitglied druckt trotzdem, aber im Verborgenen: aus dem privaten E-Mail-Konto, am Heimdrucker oder im Business-Center eines Hotels, in der Version, die zuerst eingetroffen ist. Der VR hat dann keine Regel, auf die er sich berufen kann, weil er die falsche gewählt hat.

Ein Verbot wird ausserdem selten gleichmässig angewendet. Das Präsidium druckt, das langjährige Mitglied druckt, und das neue Mitglied, das sich an die Regel hält, liest am Tablet und fühlt sich im Nachteil. Eine Regel, die alle einhalten können, ist stärker als eine, die nur einige einhalten.

Wo liegt das echte Risiko bei gedruckten Unterlagen?

Jedes echte Risiko ist ein Prozessfehler, kein Papierfehler. Die Tabelle stellt die vier häufigsten neben eine Gegenmassnahme und eine zuständige Stelle.

Unsere Beiträge über eine einzige aktuelle Sitzungsmappe und über das falsche PDF im Raum zeigen, warum die Versionsfrage zuerst kommt und was passiert, wenn sie übersehen wird.

Warum ist das rechtlich wichtig?

VR-Unterlagen enthalten oft Personendaten und Geschäftsgeheimnisse. Das Datenschutzgesetz verlangt angemessene technische und organisatorische Massnahmen zum Schutz von Personendaten (Art. 8 DSG), und gedruckte Kopien fallen ebenso darunter wie Dateien, denn das Gesetz erfasst jeden Umgang mit Personendaten, unabhängig von den angewandten Mitteln (Art. 5 Bst. d DSG). VR-Mitglieder haften zudem für Schaden aus Pflichtverletzungen (Art. 754 OR). Die Festlegung der Organisation ist eine unübertragbare Aufgabe des VR (Art. 716a Abs. 1 Ziff. 2 OR), und eine klare Regel zum Drucken gehört aus unserer Sicht dazu.

Das heisst nicht, dass Papier verboten ist. Der VR soll zeigen können, dass er die Frage bedacht und entschieden hat. In der Praxis sind das eine schriftliche Regel, eine Versionsangabe auf jeder Seite und eine Aufzeichnung, wer welche vertrauliche Unterlage erhalten hat. Ob eine bestimmte Unterlage strenger behandelt werden muss, klären Sie mit Ihrer Anwältin, Ihrem Anwalt oder Ihrer Datenschutzberatung.

Was sagt eine vernünftige Regel zum Drucken?

Eine Seite genügt. Das ist der Inhalt, den wir vorschlagen; der VR kann ihn unverändert übernehmen oder anpassen.

1. Nur aus dem Board-Portal oder über das VR-Sekretariat drucken, nie aus E-Mail-Anhängen.
2. Erst drucken, wenn die Unterlagen gesperrt sind, damit die gedruckte Version die besprochene ist.
3. Jede gedruckte Seite trägt Version und Datum; jede gedruckte vertrauliche Unterlage trägt den Namen des Mitglieds.
4. Vertrauliche Unterlagen nicht an öffentlichen Orten und nicht auf gemeinsam genutzten Geräten drucken.
5. Nach der Sitzung gedruckte Kopien vertraulicher Unterlagen zurückgeben oder vernichten. Das VR-Sekretariat hält fest, dass dies geschehen ist.
6. Fragen aus Notizen vor der Sitzung an das VR-Sekretariat senden; was für den VR wichtig ist, gehört ins Protokoll.
7. Die Regel gilt gleich für das Präsidium, für Mitglieder und für Gäste, die Unterlagen zu einzelnen Traktanden erhalten.

Musterformulierung für das Organisationsreglement: «Sitzungsunterlagen dürfen nach der Freigabe aus dem Board-Portal oder durch das VR-Sekretariat gedruckt werden. Gedruckte Kopien als vertraulich bezeichneter Unterlagen sind nach der Sitzung dem VR-Sekretariat zurückzugeben oder zu vernichten. Verbindlich sind die digitalen Unterlagen und das Protokoll.» Passen Sie sie an Ihr Reglement an; falls Sie noch keines haben, zeigt unser Beitrag zum Organisationsreglement, wo eine solche Bestimmung hingehört.

Wie sieht die Regel bei der Muster AG aus?

Die Muster AG ist ein erfundenes Unternehmen, das hier nur als Beispiel dient. Ihr VR mit fünf Mitgliedern tagt viermal im Jahr. Das VR-Sekretariat gibt die Unterlagen zehn Tage vor der Sitzung frei und druckt für die zwei Mitglieder, die Papier bevorzugen, eine Kopie mit Version und Datum in der Fusszeile und dem Namen des Mitglieds auf dem Deckblatt. Ein drittes Mitglied druckt zu Hause aus dem Portal.

Drei Tage vor der Sitzung ersetzt der Finanzchef eine Unterlage. Das VR-Sekretariat informiert alle per E-Mail, schickt den beiden Mitgliedern auf Papier eine datierte Ersatzseite und bittet das dritte, neu zu drucken. Zu Beginn des Traktandums sagt das Präsidium: «Version 2 vom 12.» Nach der Sitzung gehen die beiden Papierkopien an das VR-Sekretariat zurück, das sie auf seiner Liste abhakt und schreddert. Der Beschluss steht im Protokoll; die Notizen einzelner Mitglieder gehören nicht zur verbindlichen Fassung.

Für dieses Beispiel brauchte es keine neue Technik, nur eine klare Zuständigkeit für jeden Schritt.

Und Papier in der Sitzung selbst?

Papier im Raum ist in Ordnung, solange alle dieselbe Version lesen. Das Präsidium sollte jedes Traktandum mit dem Hinweis eröffnen, welche Version besprochen wird, und kurzfristige Änderungen als datierte Ersatzseite verteilen, nicht nur mündlich erklären. Nach der Sitzung gelten das Protokoll und die digitalen Unterlagen als verbindlich, nicht die kommentierte Kopie eines Mitglieds. So bleiben die Vorteile von Papier erhalten, ohne dass ein zweites, inoffizielles Archiv entsteht.

Gilt die Regel auch für Stiftungsrat, Vereinsvorstand und Konzerngesellschaften?

Ja, mit kleinen Anpassungen. In einem Stiftungsrat oder Vereinsvorstand mit ehrenamtlichen Mitgliedern genügen drei Zeilen; das Sekretariat druckt oder verschickt eine Papierkopie an alle, die danach fragen, damit niemand am Arbeitsplatz druckt. In einer Tochtergesellschaft stimmen Sie Versionsangabe und Rückgaberegel mit der Informationssicherheitsrichtlinie des Konzerns ab, damit Mitglieder mit mehreren Mandaten eine einzige Gewohnheit haben. In einer börsenkotierten oder regulierten Gesellschaft prüfen Sie die Regel gegen die eigenen Vertraulichkeits- und Insiderregeln, die strenger sein können als alles in diesem Beitrag.

Welche Fehler passieren am häufigsten?

• Ein Verbot schreiben, das niemand durchsetzt, und nicht merken, dass trotzdem gedruckt wird.
• Zur Sicherheit früh drucken, sodass auf Papier der erste Entwurf statt der fertigen Mappe liegt.
• Die kommentierte Kopie als Protokoll behandeln. Protokoll und Beschlussregister sind die verbindliche Fassung.
• Die Regel für Mitglieder anwenden, aber nicht für das Präsidium oder für Gäste.
• Das Ende vergessen: Kopien, die weder zurückgegeben noch vernichtet werden.

Was bringt ein Board-Portal für die Regel zum Drucken?

Ein Portal ersetzt die Regel nicht, aber es macht den Versionsteil leicht einzuhalten. Konsaro zeigt den Mitgliedern die aktuelle Version jeder Unterlage, lässt das VR-Sekretariat den Zugriff pro Unterlage und Traktandum einschränken und hält Downloads im Audit-Log fest, sodass sichtbar ist, wer welche Unterlage aus dem Portal genommen hat. Mitglieder können Unterlagen zudem privat im Portal annotieren, nur für sich sichtbar; das ist eine Alternative für alle, die gern markieren, aber kein Papier tragen möchten. Pro Unterlage lassen sich Sicherheitsstufen setzen, etwa ein Wasserzeichen mit dem Namen der lesenden Person oder gesperrtes Drucken; wir empfehlen das für die wenigen Unterlagen, die es wirklich brauchen. Mehr unter Sitzungsunterlagen, Download-Kontrolle und Wasserzeichen und Sicherheit.