Wie Nexown seinen Verwaltungsrat mit einer zentralen Sitzungsmappe führt

Was macht Nexown?

Nexown ist ein Beratungsunternehmen, das Kundinnen und Kunden durch vertrauliche Mandate begleitet. Der Verwaltungsrat von Nexown gibt die Richtung vor, fällt wichtige Entscheide und beaufsichtigt die Geschäftsleitung.

Warum brauchten die VR-Sitzungen von Nexown einen besseren Ablauf?

Die Sitzungsunterlagen gingen per E-Mail hin und her. Vor jeder Sitzung fragten die Verwaltungsräte, welches PDF aktuell ist, späte Änderungen kamen als weiterer Anhang, und niemand hatte den vollständigen Stand an einem Ort. Nach der Sitzung standen die Beschlüsse im Protokoll und die Pendenzen in Notizen, offene Punkte mussten von Hand nachverfolgt werden. Für eine Firma, die ihren Kunden Sorgfalt und Vertraulichkeit verspricht, sollte der eigene Verwaltungsrat besser arbeiten.

Wie bereitet Nexown heute eine VR-Sitzung vor?

Nexown hat seine Verwaltungsratssitzungen in Konsaro verlegt. Jede Sitzung hat eine zentrale Sitzungsmappe: Traktanden, Unterlagen und Anträge liegen zusammen, und die Verwaltungsräte öffnen denselben Link, statt im Posteingang zu suchen. Jedes Traktandum hat eine sichtbare verantwortliche Person, so weiss jeder, wer was vorbereitet und wann es bereit ist. Aktualisierungen landen in der Mappe statt in einer neuen Mail, und alle lesen dieselbe Version.

Wie funktioniert die Abstimmung rund um die Sitzung?

Vorbereitung, Kommentare und Änderungen laufen an einem Ort statt über Mail-Ketten und Telefonate. Präsident und Geschäftsleitung sehen auf einen Blick, was noch fehlt, und die Verwaltungsräte kommen vorbereitet, weil die Unterlagen rechtzeitig da waren. Die Sitzung selbst gehört der Sache, nicht der Frage, welche Version die richtige ist.

Wie bleiben die Pendenzen nach der Sitzung auf Kurs?

Beschlüsse und nächste Schritte werden noch in der Sitzung mit einer verantwortlichen Person und einem Termin festgehalten. Offene Pendenzen bleiben sichtbar, bis sie erledigt sind, und die nächste Sitzung beginnt beim aktuellen Stand statt aus dem Gedächtnis. Zwischen zwei Sitzungen fällt nichts mehr durch.

Was hat sich für den Verwaltungsrat von Nexown verändert?

Der Verwaltungsrat arbeitet mit einer zentralen Sitzungsmappe statt mit vielen Posteingängen. Die Abstimmung vor der Sitzung ist schneller und ruhiger, die Diskussionen sind besser vorbereitet, und Pendenzen gehen nicht mehr verloren. Vertrauliche VR-Unterlagen liegen an einem sicheren Ort in der Schweiz, das entspricht dem Anspruch, den Nexown an die eigene Kundenarbeit stellt.