Wie ERE alle ihre Gremien in einem Konsaro-Workspace führt

Wer ist ERE?

ERE ist eine Holding. Ihr Zweck ist das Halten und Verwalten von Beteiligungen, mit den üblichen Holdingaufgaben: zentrale Führung, Controlling, Finanzierung und strategische Leitung. Darunter liegen mehrere Gremien und Führungsteams. Viele Mitglieder sitzen in mehr als einem davon, und Entscheide wandern nach oben und nach unten.

Warum brauchte jede Ebene dasselbe Sitzungssystem?

Vor Konsaro bereitete jede Ebene ihre Unterlagen auf ihre Weise vor. Die Mappe des obersten Gremiums lag in einem Mailverlauf, das Gremium einer Tochtergesellschaft nutzte einen anderen Ordner, ein Führungsteam verschickte einen dritten Satz, und jemand aktualisierte die Präsentation am Vorabend und schickte sie nochmals. Wer auf mehreren Ebenen sass, fragte immer wieder, welches PDF zu welcher Sitzung gehört und ob es aktuell ist. Pendenzen der verschiedenen Ebenen vermischten sich, bis niemand mehr wusste, wer zuständig ist.

Wie organisiert ERE ihre Gremien in Konsaro?

ERE führt all diese Sitzungen in einem einzigen Konsaro-Workspace, mit der richtigen Mappe für jede:

• Das oberste Gremium öffnet seine eigene Mappe: Kapital, Beteiligungen und Strategie.
• Die Gremien der Tochtergesellschaften öffnen ihre eigenen aktuellen Unterlagen.
• Führungsteams bringen ihre Themen in ihre Sitzungen, ohne Anhänge für jedes Gremium neu aufzubereiten.
• Alle Gremien und Teams arbeiten im selben Rhythmus: vorbereiten, tagen, nachverfolgen.

Wer mehrere Rollen hat, sieht vor dem Öffnen, in welcher Sitzung er ist und zu welchem Gremium die Mappe gehört.

Wie bleiben Pendenzen auf der richtigen Ebene?

Beschlüsse und Verantwortliche werden in der Sitzung festgehalten, in der sie entstanden sind. Eine Pendenz der obersten Ebene geht nicht im Mailverlauf einer Tochtergesellschaft unter, und eine Pendenz einer Tochtergesellschaft verschwindet nicht in einem fremden Posteingang. Jede Mappe wird einmal erstellt und nachgeführt.

Was ändert ein gemeinsamer Workspace für eine Holding?

Jede Sitzung hat mehr Zeit für die Sache, etwa wo man investiert, was eine Tochtergesellschaft als Nächstes braucht und welches Risiko auf die oberste Traktandenliste gehört, und weniger für Versionssuche. Konsaro hat die Struktur nicht ersetzt. Es hat jeder Ebene dieselbe Disziplin gegeben.